W celu przygotowania i realizacji projektu p.n.: „Modernizacja i rozbudowa oczyszczalni ścieków w Połczynie – Zdroju” w ramach dofinansowania z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) w ramach Funduszu Spójności powołana została Jednostka Realizująca Projekt (JRP).

Zakres działań Jednostki Realizującej Projekt:

  • monitoring rzeczowy i finansowy Projektu;
  • nadzór nad powołaniem i pracami komisji przetargowych;
  • opracowywanie treści kontraktów z wykonawcami robót i usług wykonywanych w ramach Projektu;
  • prowadzenie bieżącej księgowości finansowej i majątkowej;
  • wewnętrzna kontrola finansowa w zakresie środków pozostawionych do dyspozycji przy realizacji Projektu;
  • obsługa administracyjna

 

W skład Jednostki Realizującej Projekt wchodzą:

 

Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO)

  • odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe, techniczne Projektem;
  • monitoring rzeczowy i finansowy postępu w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz zgodności z zapisami Umowy o dofinansowanie;
  • zatwierdzanie procedur postępowania JRP we wszystkich działaniach związanych z realizacją przedsięwzięcia.
  • współodpowiedzialność wraz z Prezesem Spółki za ostateczne brzmienie Załączników do Umowy o dofinansowanie;
  • zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości Projektu;
  • współodpowiedzialność wraz z Prezesem Spółki za przygotowanie i publikacje ogłoszeń o zamówieniach, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (akceptacja dokumentów przetargowych dla poszczególnych kontraktów), w tym kryteriów oceny ofert, jak również za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych;
  • akceptacja wraz z Prezesem Spółki wyników przetargów;
  • odpowiedzialność za poprawność i kompletność umów z Wykonawcą;
  • odpowiedzialność za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z postępowaniem przetargowym;
  • nadzór nad działaniami zmierzającymi do założenia przez Beneficjenta rachunku bankowego Projektu;
  • podpisywanie wniosku Beneficjenta o przekazanie środków, dokumentów rozliczeniowych;
  • zatwierdzenie faktur do wypłaty wraz z Prezesem Spółki oraz Głównym Księgowym;
  • zatwierdzanie i podpisywanie raportów z postępów oraz raportu końcowego;
  • nadzór nad pracą i poprawnością działania Jednostki Realizującej Projekt (JRP);
  • zatwierdzanie wniosków o zmianę w Umowie o dofinansowanie.

 

Kierownik JRP, Zastępca MAO:

  1. a.      Zakres zadań Zastępcy MAO:
  • zastępowanie MAO podczas jego nieobecności w pracy i wykonywanie w tym czasie wszystkich czynności należących do MAO;
  • zapewnienie obsady osobowej Zespołu JRP i odpowiednich warunków do pracy;
  • przedkładanie wniosku do MAO w sprawie powołania Zespołu JRP lub ewentualnych zmian;
  • bezpośredni nadzór nad pracą i poprawnością działania Jednostki Realizującej Projekt;
  • opiniowanie procedur postępowania JRP we wszystkich działaniach związanych z realizacją Projektu.
  1. b.      Zakres zadań Kierownika JRP:
  • Kierowanie pracami Jednostki Realizującej Projekt;
  • Przestrzeganie procedur, instrukcji wdrażania i realizacji Projektu Funduszu Spójności, Umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy Instytucją Wdrażającą, a beneficjentem;
  • Prawidłowa realizacja Umowy o dofinansowanie w sprawie przyznania pomocy w ramach Funduszu Spójności;
  • Współpraca z Instytucją Wdrażającą;
  • Nadzór nad prawidłową realizacją kontraktów;
  • Nadzór nad przygotowywaniem, organizowaniem i przeprowadzaniem przetargów dla procesów inwestycyjnych oraz innych działań prowadzonych przez Jednostkę Realizującą Projekt;
  • Nadzór nad przygotowywaniem harmonogramów i planów inwestycyjnych w zakresie Funduszu Spójności;
  • Nadzór nad przygotowywaniem materiałów dla opracowania budżetu beneficjenta w zakresie realizowanego Projektu,
  • Zapewnienie fachowego uczestnictwa w odbiorach końcowych inwestycji realizowanych w ramach Projektu;
  • Udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji inwestycji;
  • Koordynacja rozliczeń prowadzonych inwestycji;
  • Zatwierdzenie faktur pod względem merytorycznym;
  • Nadzór nad sporządzaniem sprawozdań z realizacji inwestycji oraz niezbędnych materiałów i analiz w tym zakresie;
  • Koordynacja przygotowywania materiałów do opracowywania wniosków o wypłatę transz dotacji;
  • Nadzór nad opracowywaniem, wspólnie z innymi jednostkami, wniosków o współfinansowanie Projektu Funduszu Spójności dla zabezpieczenia finansowania inwestycji;
  • Nadzór nad pracami związanymi ze sprawozdawczością i monitorowaniem Projektu;
  • Ciągły nadzór nad Projektem pod względem uzyskania założonego efektu ekologicznego;
  • Załatwianie skarg i wniosków w zakresie prowadzonych spraw;
  • Prowadzenie korespondencji tematycznej;
  • Parafowanie korespondencji, pism i dokumentów przygotowywanych w Jednostce Realizującej Projekt;
  • Reprezentowanie Jednostki Realizującej Projekt na zewnątrz - w kontaktach z innymi jednostkami organizacyjnymi beneficjenta i innymi instytucjami;
  • Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez MAO.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Rozliczeń:

  • Prognozowanie przepływów finansowych;
  • Zapewnienie terminowej realizacji płatności;
  • Sporządzanie i aktualizowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych, planu finansowania Projektu oraz planów wystąpień o środki z FS, a także monitorowanie ich realizacji;
  • Prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie finansowe Projektu zgodnie z planem płatności, harmonogramem rzeczowo - finansowym i planami inwestycyjnymi przy użyciu komputerowej bazy danych;
  • Współpraca z NFOŚiGW, Ministerstwem Środowiska i Ministerstwem Finansów w zakresie kontroli finansowo-księgowej Projektu;
  • Udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu;
  • Prowadzenie obsługi finansowo - księgowej Jednostki Realizującej Projekt;
  • Prowadzenie rejestru zweryfikowanych i zapłaconych faktur;
  • Sprawdzanie faktur i rachunków pod względem formalno–rachunkowym;
  • Weryfikacja wyliczeń finansowych w przejściowych i ostatecznych fakturach;
  • Prowadzenie zestawień księgowych, w tym przechowywanie kopii dowodów księgowych, zgodnie z wymogami KE, dla potrzeb monitorowania rzeczowo-finansowego inwestycji na poziomie Jednostki Realizującej Projekt;
  • Prowadzenie zestawień księgowych niekwalifikowanych kosztów Projektu;
  • Monitorowanie operacji finansowych na rachunkach bankowych Projektu;
  • Przygotowywanie dokumentów zakresie sporządzenia wniosku o płatność;
  • Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów oraz planami wypłat do wykonawców i wystąpień o środki z FS;
  • Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do pozyskania środków finansowych na realizację Projektu ze źródeł zewnętrznych;
  • Sporządzanie sprawozdań z nakładów inwestycyjnych;
  • Współudział w opracowywaniu planów finansowych do projektu budżetu beneficjenta oraz sprawozdań w zakresie zadań objętych Projektem;
  • Współudział w przygotowywaniu wniosków do projektów budżetu beneficjenta;
  • Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych;
  • Wnioskowanie o przekazanie środków z Funduszu Spójności na realizację inwestycji;
  • Monitorowanie zgodności zobowiązań i płatności z warunkami kontraktu;
  • Przechowywanie kopii raportów audytu finansowego;
  • Monitorowanie skutków w zakresie terminów i kosztów uzasadnionych zmian na podstawie zatwierdzonych protokołów;
  • Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktów, ubezpieczeń, gwarancji bankowych itp.;
  • Przygotowywanie cyklicznych i „ad hoc” informacji dla instytucji finansujących i kredytujących;
  • Udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu;
  • Gromadzenie i archiwizacja faktur i dokumentów o równoważnej wartości księgowej;
  • Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez MAO, Zastępcę MAO i Kierownika JRP.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Przetargów:

  • Przygotowywanie dokumentacji przetargowej oraz realizacja kontraktów zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych, a także innych ustaw;
  • Opracowanie opisu przedmiotu zamówienia i zakresu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Prawem budowlanym oraz Warunkami kontraktowymi wg FIDIC;
  • Uczestnictwo w pracach komisji przetargowej;
  • Przygotowywanie dokumentacji przetargowej;
  • Przygotowywanie umów i ewentualnych aneksów z wykonawcami oraz korespondencja z tym związana;
  • Opracowanie i/lub weryfikacja korespondencji z wykonawcami i instytucjami pod kątem zgodności z obwiązującymi przepisami i zawartymi umowami;
  • Współpraca z innymi działami beneficjenta w tym z działem zakupów;
  • Udział w pracach komisji przetargowych;
  • Ogłaszanie wyników postępowania;
  • Przygotowywanie zleceń i umów;
  • Analiza odwołań i skarg w zakresie postępowań o zamówieniach publicznych;
  • Prowadzenie i archiwizacja wymaganej przez Komisję Europejską dokumentacji w zakresie przetargów;
  • Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika JRP.

 

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Administracji:

  • Koordynacja prac związanych z realizacją Projektu;
  • Podejmowanie działań mających na celu promocję, upowszechnianie oraz udzielanie informacji o projekcie oraz koordynowanie prac zleconych na zewnątrz;
  • Organizowanie narad koordynacyjnych dotyczących zadań realizowanych w ramach Projektu;
  • Obsługa organizacyjna Projektu;
  • Prowadzenie dokumentacji wraz z protokołami;
  • Współpraca w zakresie przygotowywania raportów i przekazywania ich odpowiednim instytucjom;
  • Organizacja narad koordynacyjnych dotyczących realizacji Projektu we współpracy z Inżynierem;
  • Udostępnianie dokumentacji związanej z monitoringiem realizacji Projektu, zgodnie z procedurami;
  • Udział w sporządzaniu sprawozdań z postępów Projektu do wniosku o przekazanie środków;
  • Przygotowywanie niezbędnych materiałów i analiz do sprawozdawczości z realizacji Projektu;
  • Przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń oraz innych dokumentów;
  • Opracowywanie i aktualizacja procedur zarządzania Projektem.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Technicznych

  • Zarządzanie i kontrola nad realizacją zakresu rzeczowego Projektu, zgodnie z harmonogramem procedur przetargowych, wykazem przetargów i harmonogramem rzeczowo – finansowym;
  • Odpowiedzialność za przygotowanie części technicznej materiałów przetargowych;
  • Udział w pracach komisji przetargowych;
  • Udział w naradach koordynacyjnych JRP i Inżyniera Kontraktu;
  • Współpraca z Inżynierem Kontraktu w zakresie technicznym realizowanego Projektu – aktualizacja harmonogramów w zakresie rzeczowym;
  • Przygotowywanie danych technicznych dla specjalisty ds. rozliczeń do raportów z realizacji Projektu;
  • Zatwierdzenie faktur pod względem merytorycznym;
  • Współpraca z projektantami i konsultantami w zakresie technicznym Projektu;
  • Monitoring postępu rzeczowego Projektu i jego zgodności z harmonogramem;
  • Monitoring zgodności realizacji Projektu z Prawem Budowlanym;
  • Monitoring prawidłowości pracy Inżyniera Kontraktu – w tym nadzoru na budowie;
  • Kontrola czynności związanych z rozruchami i odbiorami robót;
  • Sporządzanie sprawozdań z rzeczowej realizacji Projektu oraz przygotowywanie niezbędnych materiałów i analiz w tym zakresie;
  • Informowanie Kierownika JRP o niezgodnościach lub zagrożeniach w trakcie wykonywania robót przez wykonawców, zapobieganie nieprawidłowościom w realizacji kontraktów i raportowanie o nich do MAO;
  • Weryfikacja danych przedłożonych przez Inżyniera dotyczących robót dodatkowych i zamiennych oraz obmiarów powykonawczych;
  • Przygotowywanie informacji o zawartych umowach z wykonawcą na potrzeby ewidencji oraz sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej;
  • Odpowiedzialność za zabezpieczenie wykonania robót w kwestii możliwości udostępnienia nieruchomości – kontakty z właścicielami w sprawach spornych;
  • Monitoring postępu osiągania efektu ekologicznego;
  • Współpraca z działami beneficjenta współuczestniczącymi w realizacji Projektu;
  • Realizacja zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP.
  • Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji technicznej.

 

Schemat organizacyjny JRP

 

Zgłoś awarię
Rozmiar czcionki
Wysoki kontrast